Supplementen in bulk inkopen: checklist voor webshops en merken

Kort antwoord: voordat je supplementen of grondstoffen in bulk inkoopt, controleer je tien punten: de productspecificatie, een analysecertificaat (CoA) per batch, het biocertificaat als je biologisch verkoopt, de novel food-status, allergeneninformatie, de HS-code, de afnametiers, de levertijd, het transport en de bewaarcondities met houdbaarheid. Een leverancier die deze documenten snel kan delen, scheelt je tijd bij je kwaliteitscontrole, je klanten en de toezichthouders.

Wat hoort er op een checklist voor inkoop in bulk?

Gebruik de tabel als checklist voor elk nieuw product en elke nieuwe leverancier.

Controle	Wat je opvraagt	Waarom het telt
1. Specificatie	Schriftelijke productspecificatie	De maatstaf voor kwaliteit, etikettering en elke volgende levering
2. CoA per batch	Analysecertificaat met batchnummer	Toont dat de geleverde batch aan de specificatie voldoet
3. Biocertificaat	Geldig certificaat waarop het product staat	Verplicht als je het product als biologisch verkoopt
4. Novel food-status	Bevestiging van de status, door jou gecontroleerd in de EU-catalogus	Novel foods hebben een EU-toelating nodig voor verkoop
5. Allergenen	Allergenenverklaring voor de 14 groepen uit bijlage II van Verordening (EU) nr. 1169/2011	Nodig voor je etiket en je klanten
6. HS-code	Douanecode van het product	Bepaalt invoerrechten en importdocumenten
7. Afnametiers	Standaardverpakkingen en minimale afname	Bepaalt je inkoopbudget en voorraadniveau
8. Levertijd	Levertijd van bestelling tot verzending	Nodig voor voorraadplanning en lanceringen
9. Transport	Of prijzen inclusief verzending zijn en wie het regelt	Bepaalt je kostprijs en leverdatum
10. Opslag en houdbaarheid	Bewaarcondities en houdbaarheidsdatum	Voorkomt kwaliteitsverlies in je magazijn

Wat staat er in een goede productspecificatie?

Een goede specificatie beschrijft precies wat je koopt. Voor supplementen en grondstoffen staan er meestal in: de productnaam en botanische naam, het plantendeel of de bron, de vorm (poeder, capsule, tablet), de inhoud per capsule of tablet, de ingrediënten inclusief capsulemateriaal, uiterlijk, vochtgehalte, microbiologische grenzen, grenzen voor contaminanten waar relevant, bewaarcondities en houdbaarheid. Kijk bij capsules naar het type capsule: onze kruidencapsules zitten in vegetarische HPMC-capsules. Vergelijk specificaties van verschillende leveranciers regel voor regel, want achter dezelfde productnaam kunnen verschillende kwaliteiten zitten.

Waarom vraag je een analysecertificaat per batch op?

Een CoA toont de testresultaten van één specifieke batch. Controleer drie dingen: het batchnummer op het CoA komt overeen met het batchnummer op de verpakking, de resultaten vallen binnen de specificatie en de analyse dekt de parameters die voor jouw product tellen. Bewaar het CoA bij je inkoopadministratie. Verordening (EG) nr. 178/2002 verplicht levensmiddelenbedrijven om te kunnen aantonen van wie ze kochten en aan wie ze leverden, en batchdocumenten maken die traceerbaarheid veel eenvoudiger. Op een deel van onze productpagina's kun je een CoA downloaden; voor andere producten is de documentatie op aanvraag beschikbaar.

Hoe controleer je biologische certificering?

Verkoop je een product als biologisch, dan moeten het product en de keten gecertificeerd zijn volgens Verordening (EU) 2018/848. Vraag het certificaat van de leverancier op, controleer of het geldig is en of het product erop staat. Bij capsules telt ook het certificaat van het bedrijf dat ze vult. Onze capsules worden gevuld door een externe Nederlandse contractproducent, waarvan het biocertificaat op aanvraag beschikbaar is. Verpak of etiketteer je biologische producten opnieuw, vraag dan bij je controleorganisatie (in Nederland Skal) of je zelf gecertificeerd moet zijn.

Hoe controleer je de novel food-status?

Volgens Verordening (EU) 2015/2283 is een levensmiddel dat vóór 15 mei 1997 niet in significante mate in de EU voor menselijke voeding werd gebruikt een novel food, en dat heeft een EU-toelating nodig. Controleer elk ingrediënt, inclusief plantendeel en vorm, in de EU Novel Food Catalogue en de Unielijst van toegelaten nieuwe voedingsmiddelen. De catalogus is een hulpmiddel ter oriëntatie. Is de status onduidelijk, vraag het dan na bij de bevoegde autoriteit in je land voordat je voorraad inkoopt.

Waarom is de HS-code belangrijk?

De HS-code (Harmonized System) deelt een product in voor de douane. Hij bepaalt invoerrechten, statistiek en soms extra documenten. Op onze productpagina's staat de HS-code, bijvoorbeeld 090220 voor matcha en 250100 voor Keltisch zeezout. Controleer de code en eventuele rechten voor je bestemming in de TARIC-database van de EU, vooral als je buiten de EU verzendt of van buiten de EU importeert.

Welke afnametiers en levertijden zijn realistisch?

Bulkleveranciers werken met vaste verpakkingsgroottes. Bij GOA Supply zijn de standaardtiers:

• Capsules: 20.000, 50.000 of 100.000 stuks, meestal binnen 1–2 weken verzonden.
• Poeders: 10, 50 of 100 kg, meestal binnen 1–2 weken verzonden.
• Tabletten en zout: 10, 50 of 100 kg.

Kleinere hoeveelheden dan de standaardtiers zijn op aanvraag mogelijk, en onze prijslijst is op aanvraag beschikbaar. Levertijden hangen af van de voorraad. Plan je eerste bestelling voor een lancering met wat marge en spreek bestelmomenten af voordat je voorraad opraakt.

Hoe plan je transport en opslag?

Vraag of prijzen inclusief verzending zijn. Onze prijzen zijn exclusief verzending en we kunnen het transport naar je adres regelen. Volg voor opslag de bewaarcondities op de specificatie. In algemene termen:

• bewaar producten gesloten, koel, droog en buiten direct licht;
• sluit geopende bulkzakken goed af, want poeders nemen vocht en geuren op;
• gebruik oudere batches eerst en houd houdbaarheidsdata in de gaten;
• bewaar zout en vochtige producten zoals Keltisch zeezout in een verpakking die past bij hun vochtgehalte;
• noteer batchnummers als je ompakt, zodat je elke verkoopverpakking kunt herleiden tot de bulkbatch.

Waar begin je?

Bekijk de afnamehoeveelheden en hoe je een offerte aanvraagt op onze groothandelspagina, of bekijk alle producten. Veel gekozen startpunten zijn onze natuurlijke poeders in bulk, kruidencapsules in bulk en Keltisch zeezout in bulk. Meer antwoorden over bestellen vind je in onze veelgestelde vragen.

FAQ

Wat is de minimale afname bij GOA Supply?

Onze standaardtiers beginnen bij 20.000 capsules voor capsuleproducten en 10 kg voor poeders, tabletten en zout. Kleinere hoeveelheden zijn op aanvraag mogelijk.

Leveren jullie een analysecertificaat mee?

Ja. Batchdocumentatie is op aanvraag beschikbaar, en op een deel van de productpagina's kun je een CoA downloaden.

Zijn de prijzen inclusief verzending?

Nee. Prijzen zijn exclusief verzending. We kunnen het transport voor je regelen en nemen dat mee in de offerte.

Hoe snel kunnen jullie leveren?

Bestellingen worden meestal binnen 1–2 weken verzonden, afhankelijk van de voorraad. De levertijd na verzending hangt af van de bestemming.

Kan ik bulkproducten onder mijn eigen merk verkopen?

Ja. Alle producten zijn ook beschikbaar als private label. Private label productie duurt meestal 5 tot 12 weken.

Bronnen

• Verordening (EG) nr. 178/2002 tot vaststelling van de algemene beginselen van de levensmiddelenwetgeving, inclusief traceerbaarheid (EUR-Lex)
• Verordening (EU) nr. 1169/2011 betreffende de verstrekking van voedselinformatie aan consumenten, bijlage II allergenen (EUR-Lex)
• Verordening (EU) 2018/848 inzake biologische productie en etikettering van biologische producten (EUR-Lex)
• Verordening (EU) 2015/2283 betreffende nieuwe voedingsmiddelen (EUR-Lex)
• EU Novel Food Catalogue (Europese Commissie)
• TARIC-raadpleging, Europese Commissie (douanetarief en HS-codes)

Geschreven door Florian Fermin, mede-eigenaar van GOA Supply.